Tutorial Membuat Mail Merge surat dengan Excel dan Word

1. Buka dulu Ms.Excel
2. Buat disana kolom Nama, Alamat, Hari, Tanggal dan sebagainya seperlu yang Anda butuhkan



3. Rename nama sheet di bagian bawah
kenapa di Rename..?? karena nama ini yang akan menjadi acuan pada saat men-setting mail merge di ms.word.
Klik kanan pada Sheet1 → rename













4. Rename dengan nama terserah, misalnya kita beri Nama ALAMAT





Setelah selesai menulis nama, tekan enter atau klik di area lain pada ms.excel agar nama baru tersebut tersimpan.

5. Setelah semua diatas selesai... sekarang simpan data tersebut dengan tekan di keybord Ctrl + S atau lewat menu – save.

Beri nama terserah Anda.... semisal diberi nama "Database Alamat"
dan tekan Save.
kalo bisa Anda buatkan Folder sendiri biar ketika menyeting di Ms.Word kita tidak kebingungan atau agar lebih enak gak kecampur dengan file lainnya..








6. Simpan dengan nama terserah, misalnya Database Alamat
 
2. Bikin dulu desain surat-nya, pastikan bagian yang nantinya mau diisi dengan nama, alamat, hari dan tanggal kita kosongi dulu. Kan mau diisi secara otomatis. Seperti contoh dibawah ini:
3. Oke, selanjutnya kita atur mail merge-nya.
Klik menu Mailings – Step by Step Mail Merge Wizard


4. Akan keluar panel tambahan di bagian kanan Ms.Word kita.
Seperti ini:

Langsung saja klik pilihan Letter, kemudian klik Next di bawahnya..

5. Pada Step ke-2 ini, pilihlah Use the current document, Lalu klik lagi..

6. Pada step ke-3 ini, klik tulisan Browse di panel kanan,, lalu pilih dokumen excel yang
berisi daftar nama, alamat, Hari & Tanggal tadi.

7. Nah, setelah itu akan muncul jendela Select Table, kita pilih nama sheet yang udah kita
rename tadi,, seperti di sini: ALAMAT, jangan lupa klik OK

8. Lagi-lagi muncul jendela Mail Merge Recipient, pastikan semua nama yang mau
dipake dalam keadaan ter-centang.
Setelah itu klik OK.

9. Setelah itu, pastikan di panel kanan sudah ada tulisan nama data alamat kita tadi. Kalau
belum ada, berarti masih ada kesalah di proses sebelumnya, baca dan ulangi lagi ya
Selanjutnya klik Next di bawah untuk lanjut ke step 4


10. Nah, sekarang kita akan menentukan di mana letak tulisan nama dan alamat itu nanti
berada di dokumen undangan kita.
Misalnya, kita mau nama nanti diletakkan di belakang kata-kata Yth di undangan
kita → Yth, nama
Caranya, pertama, taruh kursor pada belakang kata Yth., dengan cara meng-klik sekali
di belakang kata Yth tersebut:

Nah, pastikan tanda kursor sudah ada di belakang Yth.
JANGAN memindahkan tanda kursor ini ke tempat lain dulu.
Kemudian, klik pada tulisan More items... di panel sebelah kanan (ingat, kursor harus
tetap berada di belakang Yth)
Selanjutnya akan keluar jendela kecil
Insert Merge Field:
seperti di samping ini →
Tentu saja, pilih Fields nama, kemudian
klik Insert

11. Nah kalau berhasil, maka di belakang tulisan Bapak tadi akan ada tulisan <<NAMA>>.
Itu artinya, bagian tersebut nantinya akan diisi oleh nama-nama di database tadi.

12. Selanjutnya, tempatkan kursor di belakang kata Di-, kemudian lakukan hal yang sama,
masukkan field alamat ke bagian tersebut.
Hasilnya adalah :
dan seterusnya caranya sama untuk Hari dan tanggal sebagaimana gambar berikut


13. Kalau sudah berhasil seperti itu. Klik Next di panel kanan bawah ya..
Tulisannya Next: Preview your letter... untuk melihat preview undangan kita:

Perhatikan, tulisan <<NAMA>>, <<ALAMAT>>, <<HARI>> & <<TANGGAL>> yang tadi sekarang sudah berubah menjadi yang sesuai keinginan kita mulai awal tadi khan....
Untuk melihat nama-nama lain, tinggal klik tombol [ << ] dan [ >> ] di panel sebelah kanan. Periksa satu-satu, barangkali ada yang terlewatkan.

Setelah selesai, klik Next di panel bagian bawah, untuk menyudahi pekerjaan kita ini
Jangan lupa, save pekerjaan kita ini (Ctrl + S) dan tempatkan di satu folder dengan file Database Ms Excel tadi.

Selanjutnya Kita bisa langsung mencetak hasil pekerjaan kita ini dengan meng-klik Print.. di step terakhir. Si printer akan otomatis mencetak semua nama secara berurutan, sesuai dengan data yang kita sediakan lewat ms.excel tadi..

1. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Start Mail Merge.
   
2. Selanjutnya kita akan memilih data source.
3. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Select Recipients.
4. Pilih Use Existing List, dan cari lokasi dokumen (Data Surat) pada kotak dialog Select Data Source. Kemudian klik Open untuk menampilkan kotak dialog Select Table.
5. Pada kotak dialog Select Table, klik lembar kerja yang berisi sumber data dan pastikan kotak First row of data contains column headers dicentang. Kemudian klik OK.
6. Sekarang kita akan menempatkan data pada masing-masing tempatnya.
7. Taruh di kursor di bawah tulisan Kepada Yth., kemudian pada Mailings tab, grup Write & Insert Fields, klik Insert Merge Field dan pilih Nama.
8. Lakukan juga hal yang sama pada Alamat dan sekarang tampilan dokumen akan seperti contoh di bawah ini.
   
   Data ditampilkan dalam tanda kurung siku dua <<data field>>.

• Di sini kita dapat  mengatur format surat, seperti memberi cetak tebal pada Nama dan sebagainya.
• Bila hanya data tertentu saja yang ingin dipilih, lakukan cara berikut:
1. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Edit Recipient List.
2. Di kotak dialog Mail Merge Recipients, kosongkan kotak pada daftar seperti contoh di bawah ini.
• Bila ada penambahan data baru di Excel, klik nama dokumen pada Data Source dan klik tombol Refresh. Data yang baru akan ditampilkan di daftar.
8. Untuk melihat hasil penggabungan, klik tombol Preview Results.
   
   Surat akan ditampilkan per data. Klik tanda panah untuk berpindah antar data.
   
   Jika masih ada yang ingin diubah, klik lagi tombol Preview Results dan lakukan perubahan yang diinginkan.
   
   

• Print Documents, untuk mencetak surat. Ada 3 pilihan:
1. All untuk mencetak semua surat.
2. Current record untuk mencetak surat pada halaman yang aktif.
3. Isi nomor urut data pada kotak From dan To, untuk mencetak surat yang dipilih saja.

• Edit Individual Documents, untuk menyimpan hasil penggabungan ke dokumen baru.
  
  Pilihan sama dengan di atas (All, Current record dan nomor urut tertentu).
  
  Pada dokumen baru, setiap surat akan ditampilkan per halaman. Jangan lupa menyimpan dokumen baru tersebut.